Für Selbstständige, kleine Betriebe und Buchhaltungen, die ihre Rechnungen in Excel führen. Tabelle einfügen – das Werkzeug prüft jede Rechnung gegen die Pflichtangaben von EN 16931 und XRechnung 3.0.2 und zeigt je Zeile, was fehlt und wie es richtig heißt.
Beispiel geladen: 3 Rechnungen, eine davon fehlerfrei.
–Rechnungen
–bereit für XRechnung
–Fehler
–Hinweise
XRechnung-XML erzeugen
Für jede fehlerfreie Rechnung eine XML-Datei (XRechnung 3.0, UBL). Braucht einen Lizenzschlüssel – die Prüfung oben bleibt für alle offen.
Vollversion – $49 einmalig, kein Abo: XRechnung-XML für jede fehlerfreie Rechnung, dazu ein datierter Prüfbericht mit Prüfsumme. Ein Schlüssel pro Person. Lizenzschlüssel kaufen
Direkt in Excel
Ein Excel-Add-in mit demselben Prüfwerkzeug ist in Vorbereitung: Es liest die Tabelle im Blatt, schreibt das Ergebnis in zwei Spalten daneben und markiert die betroffenen Zellen. Bis dahin genügt Kopieren und Einfügen – die Prüfung läuft in Ihrem Browser, die Tabelle wird nicht übertragen.
Ab wann die E-Rechnung Pflicht ist
Seit / ab
Was gilt (inländische Umsätze zwischen Unternehmen)
1. Januar 2025
Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können.
1. Januar 2027
Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
1. Januar 2028
Alle übrigen Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen.
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach EN 16931 (zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1) – ein PDF allein zählt nicht. Aktuell gültig: XRechnung 3.0.2 (KoSIT, Bundle vom 31.08.2026). Stand dieser Seite: 30.09.2026.
Was geprüft wird
Bereich
Beispiele
Kopf der Rechnung
Nummer, Datum (auch Excel-Datumswerte), Währung als ISO-Code, Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID, Fälligkeit oder Zahlungsbedingungen, Liefer-/Leistungsdatum nach § 14 UStG
Verkäufer
Name, PLZ, Ort, Ländercode, USt-IdNr. oder Registernummer, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail
Zahlungsart als Code (58 statt „Überweisung“), IBAN vorhanden und mit gültigen Prüfziffern
Positionen
Bezeichnung, Menge, Einheit als UN/ECE-Code (H87 statt „Stk“), Einzelpreis, USt-Satz und -Kategorie, Befreiungsgrund
Summen
Netto, USt je Steuersatz und Brutto werden nachgerechnet und mit den Werten der Tabelle verglichen
Grenzen: Eine Rechnung in einer Währung; Gutschriften (Typ 381) sowie Zu- und Abschläge auf Belegebene werden nicht erzeugt. Ausgabe als XRechnung (UBL-XML); ein ZUGFeRD-PDF wird nicht erstellt. Die erzeugten Beispieldateien wurden mit dem offiziellen KoSIT-Validator 1.6.3 (Konfiguration XRechnung 3.0.2 vom 31.08.2026) geprüft und akzeptiert.
Spaltennamen, die erkannt werden
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Mit Lizenzschlüssel ($49 einmalig, kein Abo): XRechnung-XML (UBL, XRechnung 3.0) für jede fehlerfreie Rechnung und ein datierter Prüfbericht mit SHA-256-Prüfsumme der geprüften Werte. Ein Schlüssel pro Person.
Einmal zahlen, ein Lizenzschlüssel für dieses Tool. Der Schlüssel erscheint direkt nach der Zahlung.
Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 1. Januar 2028 alle übrigen. Ein PDF ohne strukturierte Daten gilt dann nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung – daran hängt d
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Häufige Fragen
Was macht der E-Rechnung-Prüfer für Excel genau?
Er liest Ihre Rechnungstabelle (eine Zeile je Position, Zeilen mit gleicher Rechnungsnummer bilden eine Rechnung) und prüft 48 Regeln: Pflichtangaben zu Verkäufer und Käufer, Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID, Zahlungsart als Code, IBAN-Prüfziffern, Einheiten als UN/ECE-Code, USt-Kategorie und Befreiungsgrund. Netto, USt je Steuersatz und Brutto werden nachgerechnet. Zu jedem Fund steht die Korrektur dabei.
Für wen ist das Werkzeug gedacht?
Für Selbstständige, kleine Betriebe und Buchhaltungen, die Rechnungen in Excel schreiben oder auswerten und keine neue Rechnungssoftware einführen wollen. Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, alle übrigen ab 1. Januar 2028; empfangen können muss sie jedes Unternehmen schon seit 1. Januar 2025.
Was ist kostenlos und was kostet etwas?
Die Prüfung ist vollständig kostenlos: alle 48 Regeln, beliebig viele Rechnungen, mit Korrekturhinweisen und nachgerechneten Summen, ohne Anmeldung. Die Vollversion ($49 einmalig, ein Schlüssel pro Person) erzeugt für jede fehlerfreie Rechnung die XRechnung-XML und einen datierten Prüfbericht mit Prüfsumme.
Warum reicht die kostenlose Prüfung nicht aus?
Die Prüfung beantwortet, ob Ihre Tabelle alle Angaben für eine E-Rechnung enthält. Verschicken müssen Sie aber eine strukturierte Datei – ein PDF oder eine Excel-Datei ist keine E-Rechnung. Die Vollversion schreibt diese Datei als XRechnung 3.0 (UBL) mit den nachgerechneten Summen und legt einen datierten Prüfbericht dazu.
Was kostet das im Vergleich zu einer Rechnungssoftware?
Rechnungsprogramme mit E-Rechnung laufen in der Regel als Monatsabo und verlangen, dass Sie Kunden und Rechnungen dort neu erfassen. Dieses Werkzeug kostet einmal $49 pro Person und arbeitet mit der Tabelle, die Sie schon führen. Es ersetzt keine Buchhaltung und kein Archiv – es prüft die Angaben und gibt die XML-Datei aus.
Was passiert, wenn meine Rechnung die Pflichtangaben nicht erfüllt?
Eine XRechnung ohne Käuferreferenz, mit „Überweisung“ statt Code 58 oder mit „Stk“ statt H87 wird von Prüfportalen und vielen Empfängersystemen abgewiesen – die Rechnung kommt zurück und die Zahlung verschiebt sich. Eine IBAN mit falscher Prüfziffer führt dazu, dass die Überweisung nicht ankommt. Die Prüfung zeigt diese Stellen, bevor die Rechnung rausgeht.
Kann ich das nicht einfach einen KI-Chat fragen?
Ein KI-Chat kann eine XRechnung beschreiben, rechnet Summen aber nicht verlässlich nach, prüft keine IBAN-Prüfziffern und kennt die Regeln nur bis zu seinem Trainingsstand. Hier laufen 48 feste Regeln gegen jede Zeile, und die erzeugten Beispieldateien wurden mit dem offiziellen KoSIT-Validator geprüft (XRechnung 3.0.2, Konfiguration vom 31.08.2026). Ihre Tabelle bleibt dabei im Browser.
Frage zu diesem Werkzeug
Eine Frage, beantwortet von der Person, die es gebaut hat. E-Mail nur, wenn Sie die Antwort zugeschickt möchten.
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