Für Selbstständige, kleine Betriebe und Buchhaltungen, die ihre Rechnungen in Excel führen. Tabelle einfügen – das Werkzeug prüft jede Rechnung gegen die Pflichtangaben von EN 16931 und XRechnung 3.0.2 und zeigt je Zeile, was fehlt und wie es richtig heißt.
Beispiel geladen: 3 Rechnungen, eine davon fehlerfrei.
Für jede fehlerfreie Rechnung eine XML-Datei (XRechnung 3.0, UBL). Braucht einen Lizenzschlüssel – die Prüfung oben bleibt für alle offen.
Ein Excel-Add-in mit demselben Prüfwerkzeug ist in Vorbereitung: Es liest die Tabelle im Blatt, schreibt das Ergebnis in zwei Spalten daneben und markiert die betroffenen Zellen. Bis dahin genügt Kopieren und Einfügen – die Prüfung läuft in Ihrem Browser, die Tabelle wird nicht übertragen.
| Seit / ab | Was gilt (inländische Umsätze zwischen Unternehmen) |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Alle übrigen Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen. |
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach EN 16931 (zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1) – ein PDF allein zählt nicht. Aktuell gültig: XRechnung 3.0.2 (KoSIT, Bundle vom 31.08.2026). Stand dieser Seite: 30.09.2026.
| Bereich | Beispiele |
|---|---|
| Kopf der Rechnung | Nummer, Datum (auch Excel-Datumswerte), Währung als ISO-Code, Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID, Fälligkeit oder Zahlungsbedingungen, Liefer-/Leistungsdatum nach § 14 UStG |
| Verkäufer | Name, PLZ, Ort, Ländercode, USt-IdNr. oder Registernummer, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail |
| Käufer | Name, PLZ, Ort, Ländercode, elektronische Adresse (seit XRechnung 3.0 Pflicht) |
| Zahlung | Zahlungsart als Code (58 statt „Überweisung“), IBAN vorhanden und mit gültigen Prüfziffern |
| Positionen | Bezeichnung, Menge, Einheit als UN/ECE-Code (H87 statt „Stk“), Einzelpreis, USt-Satz und -Kategorie, Befreiungsgrund |
| Summen | Netto, USt je Steuersatz und Brutto werden nachgerechnet und mit den Werten der Tabelle verglichen |
Grenzen: Eine Rechnung in einer Währung; Gutschriften (Typ 381) sowie Zu- und Abschläge auf Belegebene werden nicht erzeugt. Ausgabe als XRechnung (UBL-XML); ein ZUGFeRD-PDF wird nicht erstellt. Die erzeugten Beispieldateien wurden mit dem offiziellen KoSIT-Validator 1.6.3 (Konfiguration XRechnung 3.0.2 vom 31.08.2026) geprüft und akzeptiert.
Mit Lizenzschlüssel ($49 einmalig, kein Abo): XRechnung-XML (UBL, XRechnung 3.0) für jede fehlerfreie Rechnung und ein datierter Prüfbericht mit SHA-256-Prüfsumme der geprüften Werte. Ein Schlüssel pro Person.
Einmal zahlen, ein Lizenzschlüssel für dieses Tool. Der Schlüssel erscheint direkt nach der Zahlung.
Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 1. Januar 2028 alle übrigen. Ein PDF ohne strukturierte Daten gilt dann nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung – daran hängt d
Vollversion kaufen — $49Er liest Ihre Rechnungstabelle (eine Zeile je Position, Zeilen mit gleicher Rechnungsnummer bilden eine Rechnung) und prüft 48 Regeln: Pflichtangaben zu Verkäufer und Käufer, Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID, Zahlungsart als Code, IBAN-Prüfziffern, Einheiten als UN/ECE-Code, USt-Kategorie und Befreiungsgrund. Netto, USt je Steuersatz und Brutto werden nachgerechnet. Zu jedem Fund steht die Korrektur dabei.
Für Selbstständige, kleine Betriebe und Buchhaltungen, die Rechnungen in Excel schreiben oder auswerten und keine neue Rechnungssoftware einführen wollen. Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ab 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen, alle übrigen ab 1. Januar 2028; empfangen können muss sie jedes Unternehmen schon seit 1. Januar 2025.
Die Prüfung ist vollständig kostenlos: alle 48 Regeln, beliebig viele Rechnungen, mit Korrekturhinweisen und nachgerechneten Summen, ohne Anmeldung. Die Vollversion ($49 einmalig, ein Schlüssel pro Person) erzeugt für jede fehlerfreie Rechnung die XRechnung-XML und einen datierten Prüfbericht mit Prüfsumme.
Die Prüfung beantwortet, ob Ihre Tabelle alle Angaben für eine E-Rechnung enthält. Verschicken müssen Sie aber eine strukturierte Datei – ein PDF oder eine Excel-Datei ist keine E-Rechnung. Die Vollversion schreibt diese Datei als XRechnung 3.0 (UBL) mit den nachgerechneten Summen und legt einen datierten Prüfbericht dazu.
Rechnungsprogramme mit E-Rechnung laufen in der Regel als Monatsabo und verlangen, dass Sie Kunden und Rechnungen dort neu erfassen. Dieses Werkzeug kostet einmal $49 pro Person und arbeitet mit der Tabelle, die Sie schon führen. Es ersetzt keine Buchhaltung und kein Archiv – es prüft die Angaben und gibt die XML-Datei aus.
Eine XRechnung ohne Käuferreferenz, mit „Überweisung“ statt Code 58 oder mit „Stk“ statt H87 wird von Prüfportalen und vielen Empfängersystemen abgewiesen – die Rechnung kommt zurück und die Zahlung verschiebt sich. Eine IBAN mit falscher Prüfziffer führt dazu, dass die Überweisung nicht ankommt. Die Prüfung zeigt diese Stellen, bevor die Rechnung rausgeht.
Ein KI-Chat kann eine XRechnung beschreiben, rechnet Summen aber nicht verlässlich nach, prüft keine IBAN-Prüfziffern und kennt die Regeln nur bis zu seinem Trainingsstand. Hier laufen 48 feste Regeln gegen jede Zeile, und die erzeugten Beispieldateien wurden mit dem offiziellen KoSIT-Validator geprüft (XRechnung 3.0.2, Konfiguration vom 31.08.2026). Ihre Tabelle bleibt dabei im Browser.
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