E-Rechnung empfangen: Pflicht seit 1. Januar 2025 – auch für Kleinunternehmer
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E-Rechnung empfangen und lesen – mit Kleinunternehmer-Grenzwächter
Beispiel (ausgedacht): 23.150 € bis Oktober eingenommen, im Dezember kommen 2.380 € dazu – 25.530 € in 2026. Damit gilt ab 1. Januar 2027 die Kleinunternehmerregelung nicht mehr: in derselben Rechnung über 2.380 € ohne Umsatzsteuer stecken dann 380,00 € Umsatzsteuer, die Ihnen fehlen (2.380 × 19/119).
Diese App rechnet jede Zahlung gegen die 25.000-€- und die 100.000-€-Grenze, bevor sie passiert, und liest jede XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung in Ihrem Browser – nichts wird hochgeladen.
- Warnt vor der Grenze, nicht danach.
- Liest jede E-Rechnung im Browser.
- Jeden Monat neu.
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Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen im Inland E-Rechnungen annehmen können, auch Kleinunternehmer. Ausstellen müssen Kleinunternehmer sie nicht (§ 34a UStDV). Ein E-Mail-Postfach reicht zum Empfang; zum Lesen brauchen Sie ein Programm wie dieses.
Wann verliere ich die Kleinunternehmerregelung?
Wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr über 25.000 € lag: ab 1. Januar. Wenn er im laufenden Jahr 100.000 € übersteigt: ab der Zahlung, die überschreitet – schon diese ist umsatzsteuerpflichtig. Im Gründungsjahr gilt 25.000 € für das laufende Jahr. Gezählt werden vereinnahmte Entgelte (§ 19 UStG).
Wird meine Rechnung hochgeladen?
Nein. Die Datei wird in Ihrem Browser gelesen. Das Archiv liegt im Speicher dieses Browsers (IndexedDB). Ans Internet geht nur der Lizenzschlüssel, wenn Sie Pro freischalten.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen als Buchungsbelege acht Jahre, ab Ende des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 3 und 4 AO, § 14b UStG). Die strukturierte Datei (XML) im Original. Die App speichert das Original unverändert mit SHA-256-Prüfsumme; sichern Sie das Monatspaket zusätzlich an einem zweiten Ort.
Was ist mit PDF-Rechnungen ohne XML?
Das sind „sonstige Rechnungen“. Absender dürfen sie bis Ende 2026 noch schicken, Absender mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Die App sagt Ihnen, ob in einer PDF eine XML-Rechnung steckt.
