Registro horario 2026: calculadora de horas extra y multa

Si llevas el registro horario de tu empresa, ya sabes que la obligación no es nueva: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores exige desde el 12 de mayo de 2019 un registro diario con la hora de inicio y de fin de cada persona, y que se conserve 4 años a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Lo que se discute ahora es el Real Decreto del registro horario digital, que a finales de septiembre de 2026 seguía sin publicarse en el BOE. Mientras tanto, el registro que ya tienes dice mucho más de lo que parece.

El problema está en las horas extra. El artículo 35.2 del Estatuto fija un máximo de 80 horas extraordinarias al año por persona. No cuentan las que se compensan con descanso dentro de los 4 meses siguientes. Y el artículo 12.4.c añade una regla que muchas empresas olvidan: las personas a tiempo parcial no pueden hacer horas extra; lo que pase de su jornada solo cabe como horas complementarias pactadas por escrito.

Hagamos la cuenta con un caso normal. Doce personas con contrato de 40 horas. El registro muestra una media de 43,5 horas por semana. Son 3,5 horas extra semanales. En 45 semanas trabajadas salen 157,5 horas extra al año por persona. Si la empresa compensó 40 de ellas con descanso dentro de los 4 meses, quedan 117,5 horas que cuentan para el tope. El tope es 80. Cada persona lo supera en 37,5 horas, y en la plantilla son 450 horas por encima del límite legal.

Ese dato es el que ve un inspector cuando pide el registro. Transgredir los límites de jornada, horas extraordinarias o registro de jornada es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS. El artículo 40.1.b la sanciona con multa de 751 a 1.500 euros en grado mínimo, de 1.501 a 3.750 euros en grado medio y de 3.751 a 7.500 euros en grado máximo.

Además está el dinero de las propias horas. Con un precio de 18 euros por hora extra, las 117,5 horas de cada persona suman 25.380 euros al año para las doce.

La calculadora también dice cuándo se agota el tope. Con 3,5 horas extra por semana y 40 horas compensadas, el tope de 80 se agota en la semana 34,3. Y da la media semanal máxima que puedes registrar sin pasarlo: 42,67 horas con estos datos.

Ahora cambia un solo dato. Si la media registrada baja a 41,5 horas, las horas extra al año son 67,5, cuentan 27,5, el exceso es 0 y la multa en juego también es 0. Dos horas menos por semana separan un registro limpio de una infracción grave.

El caso que más sorprende es el de tiempo parcial. Una persona con contrato de 30 horas que registra 32 de media durante 45 semanas acumula 90 horas por encima de su jornada. Para ella el tope de horas extra es 0, así que las 90 horas quedan fuera del límite. Sin pacto escrito de horas complementarias, el registro muestra un problema aunque no llegue a 80 horas.

Por qué no basta con la aplicación de fichaje: guarda entradas y salidas, pero no descuenta las horas compensadas en 4 meses, no aplica el tope 0 del tiempo parcial y no te dice qué parte del registro ya es infracción.

La calculadora gratuita funciona en el navegador, sin cuenta y sin límite de usos: escribes 8 datos de tu registro y ves los 10 resultados al momento. Nada sale de tu equipo. Si quieres guardar la revisión, la versión de pago es un .xlsx con fórmulas vivas, una hoja Plantilla de 20 filas para revisar persona por persona y una hoja Acta con fecha, responsable y la norma citada, para archivarla junto al registro durante los 4 años del artículo 34.9.

Empieza por lo sencillo: abre tu registro, saca la media semanal del último trimestre y escríbela en la calculadora.