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Rechenbeispiel
Echte Zahlen aus diesem Werkzeug, Zeile für Zeile.
48.000 € Bußgeldrahmen aus vier Einstellungen: so viel steht bei einem Personalbüro in Deutschland offen, das am 17.08.2026 eingestellt und bis zum 22.09.2026 sechs Pflichtangaben nicht nachgewiesen hat. Die Rechnung ist banal – 2.000 € je Verstoß nach § 4 NachwG, sechs überfällige Angaben, vier Personen mit demselben Onboarding-Muster – und genau deshalb fällt sie niemandem auf, bis die Prüfung kommt.
Der Grund ist eine gut gemeinte Reform. Seit dem 01.01.2025 darf die Niederschrift in Textform erteilt werden: eine E-Mail mit PDF genügt, wenn das Dokument zugänglich, speicherbar und druckbar ist und der Arbeitgeber eine Empfangsbestätigung anfordert. Seitdem hört man den Satz "das geht jetzt per Mail" – ohne den zweiten Halbsatz. Für Arbeitnehmer in den Wirtschaftsbereichen nach § 2a Absatz 1 SchwarzArbG – Bau, Gaststätten, Personenbeförderung, Logistik, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Wach- und Sicherheitsgewerbe – bleibt die unterschriebene Papier-Niederschrift Pflicht.
Die zweite Lücke sind die Fristen. § 2 NachwG kennt nicht "einen Monat", sondern drei Stichtage. Am ersten Tag der Arbeitsleistung müssen die Namen und Anschriften der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt samt Zusammensetzung und die Arbeitszeit vorliegen (Nr. 1, 7, 8). Bis zum siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn folgen Beginn, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit, Arbeit auf Abruf und Überstunden (Nr. 2 bis 6, 9, 10). Erst einen Monat nach Beginn sind Urlaub, Fortbildung, betriebliche Altersversorgung, Kündigungsverfahren und Tarifverträge fällig (Nr. 11 bis 15).
Für einen Beginn am 17.08.2026 heißt das: 17.08.2026, 24.08.2026, 17.09.2026. Am Stichtag 22.09.2026 sind alle drei Türen zu. Wer zwei Angaben der Tag-1-Gruppe, drei der Tag-7-Gruppe und eine der Monats-Gruppe schuldig blieb, hat sechs überfällige Angaben je Person, bei vier Personen 24 Verstöße, Rahmen 48.000 €.
Stellt man in derselben Rechnung nur einen Schalter um – Wirtschaftsbereich nach § 2a SchwarzArbG: ja, Nachweis weiter per E-Mail –, trägt die Form nicht mehr. Dann gilt keine einzige der Angaben als nachgewiesen: 15 Angaben je Person, 60 Verstöße, 120.000 €. Dieselbe Firma, dieselben Daten, ein Feld anders. Genau deshalb ist die Chatbot-Antwort hier teuer: Sie ist fast richtig.
Nach vorn gerechnet: Beginn 01.10.2026, Stichtag 22.09.2026, Papier mit Unterschrift – 0 €, nächste offene Frist 01.10.2026, neun Tage entfernt. Genau so will man die Liste sehen, nicht fünf Wochen später.
Die Erweiterung heißt "Arbeitsvertrag Nachweis-Fristen 2026 (NachwG)" und läuft in Chrome, Edge und Firefox sowie als Webseite. Eingegeben werden Arbeitsbeginn, Stichtag, Wirtschaftsbereich, Übermittlungsform, Empfangsbestätigung, die offenen Angaben je Gruppe und die Zahl der Neueinstellungen. Heraus kommen die drei Fristdaten, die Formprüfung, die überfälligen Angaben, der Bußgeldrahmen und die nächste offene Frist mit Tagesabstand. Alles rechnet der Browser selbst.
Kostenlos ist diese Rechnung vollständig – ohne Key, ohne Limit, ohne Wasserzeichen. Der Schlüssel für $60 öffnet einen anderen Bereich: die Fristenliste als .csv im Download-Ordner und Erinnerungen an Tag 1, Tag 7 und Monat 1 je Person. Zum Vergleich: eine anwaltliche Erstberatung im Arbeitsrecht ist für Verbraucher nach § 34 Absatz 1 RVG auf höchstens 190 € netto gedeckelt.
Quelle: § 2 und § 4 NachwG, gesetze-im-internet.de/nachwg/__2.html, Stand 22.09.2026; Textform seit 01.01.2025, Bußgeldrahmen 2.000 € je Verstoß seit 01.08.2022. Kein Rechtsrat, sondern der gesetzliche Rahmen, nachgerechnet.
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Häufige Fragen
Was rechnet die Erweiterung genau aus?
Sie geben den vereinbarten Arbeitsbeginn, den Stichtag der Prüfung und die noch offenen Angaben ein. Die Erweiterung nennt die drei Stichtage des § 2 NachwG – Tag 1 der Arbeitsleistung, siebter Kalendertag, ein Monat nach Beginn –, prüft ob Textform in Ihrem Fall überhaupt zulässig war und multipliziert die bereits überfälligen Angaben mit 2.000 Euro je Verstoß nach § 4 NachwG und der Zahl der betroffenen Neueinstellungen.
Für wen ist das gemacht?
Für Personalbüros, Lohnbüros und Steuerkanzleien in Deutschland, die Neueinstellungen onboarden, und für Gründerinnen und Gründer ohne eigene Personalabteilung. Besonders für Betriebe im Baugewerbe, in Gaststätten, Logistik, Fleischwirtschaft oder Gebäudereinigung: dort verlangt § 2a Absatz 1 SchwarzArbG weiter die unterschriebene Niederschrift, während die Textform-Erleichterung vom 01.01.2025 nur für die übrigen Arbeitgeber gilt.
Warum reicht ein kostenloser Chatbot oder eine Muster-Checkliste nicht?
Ein Chatbot kennt Ihren Einstellungstermin nicht und rechnet deshalb kein Fristdatum. Er kann die Textform-Erleichterung vom 01.01.2025 korrekt nennen und trotzdem übersehen, dass § 2a SchwarzArbG für Bau, Gaststätten oder Logistik die Schriftform behält. Muster-Checklisten zeigen eine Liste der Angaben, aber keinen Stichtag, keine Formprüfung und keinen Eurobetrag für Ihren konkreten Fall.
Was ist kostenlos und was kostet der Key?
Kostenlos und ohne Key: die drei Fristdaten, die Formprüfung nach § 2a SchwarzArbG und der Bußgeldrahmen für eine Einstellung, im Popup und auf der Webseite, ohne Limit und ohne Wasserzeichen. Der Key für 29 US-Dollar schaltet einen anderen Bereich frei: die Fristenliste als .csv im Download-Ordner und Browser-Erinnerungen an Tag 1, Tag 7 und Monat 1.
Was kostet dieselbe Auskunft beim Anwalt?
Eine anwaltliche Erstberatung im Arbeitsrecht ist für Verbraucher nach § 34 Absatz 1 RVG auf höchstens 190 Euro netto gedeckelt; Unternehmen rechnen Kanzleien üblicherweise nach Stundensatz ab, ohne Deckel. Der Bußgeldrahmen des § 4 NachwG liegt bei 2.000 Euro je Verstoß, und ein Verstoß betrifft selten nur eine Person.
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