Echte Zahlen aus diesem Werkzeug, Zeile für Zeile.
Wer am Bau nach Baufortschritt abrechnet, schreibt am Ende keine gewöhnliche Rechnung. Die Schlussrechnung muss die Abschläge absetzen, und zwar nicht nur das Geld, sondern auch die Steuer darauf. So steht es in § 14 Abs. 5 UStG: In der Endrechnung sind die vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über sie Rechnungen ausgestellt wurden.
Ab 2027 kommt das Format dazu. § 27 Abs. 38 UStG lässt Papier und PDF für Umsätze bis Ende 2026 noch zu. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr nicht über 800.000 € lag, oder bei EDI. Wer darüber liegt, schickt ab dem 1. Januar 2027 an inländische Unternehmen eine E-Rechnung nach EN 16931. Ab 2028 fällt die Übergangsregel ganz weg.
Ein Beispiel mit echten Zahlen aus dem Werkzeug. Ein SHK-Betrieb saniert Heizung und drei Bäder: Heizungsanlage pauschal 18.500,00 €, drei Bäder zu je 9.500,00 €, dazu ein Nachtrag über 40 m Trinkwasserstrang zu 80,00 €. Das sind 50.200,00 € netto und 9.538,00 € Umsatzsteuer, zusammen 59.738,00 €. Zwei Abschlagsrechnungen wurden schon gestellt und bezahlt: 15.000,00 € plus 2.850,00 € USt und 21.000,00 € plus 3.990,00 € USt. Abgesetzt werden 42.840,00 € brutto, davon 6.840,00 € Umsatzsteuer. Der Zahlbetrag der Schlussrechnung ist 16.898,00 €.
Warum die Steuer mit abgesetzt werden muss: Fehlt der Abzug, steht die Umsatzsteuer der Abschläge zweimal auf Ihren Rechnungen, einmal auf den Abschlagsrechnungen und noch einmal in der Schlussrechnung. § 14c Abs. 1 UStG sagt, wer einen höheren Steuerbetrag ausweist, als er schuldet, schuldet auch den Mehrbetrag. Im Beispiel wären das 6.840,00 €.
In der XRechnung sieht das so aus. Die Rechnungsart ist 877, Schlussrechnung für Bauleistungen; XRechnung 3.0 lässt nach Regel BR-DE-17 außerdem 875 für Abschlagsrechnungen und 876 für Teilschlussrechnungen zu. Die gezahlten Abschläge stehen brutto im Feld BT-113, der Zahlbetrag in BT-115, und die Regel BR-CO-16 prüft, dass Brutto minus Abschläge den Zahlbetrag ergibt. Jede Abschlagsrechnung mit Nummer, Datum, Entgelt und Steuer schreibt das Werkzeug in das Hinweisfeld der Rechnung, damit der Abzug nach § 14 Abs. 5 UStG lesbar bleibt.
Bei Bauleistungen an andere Bauunternehmer schuldet oft der Auftraggeber die Steuer nach § 13b UStG. Dann muss auf der Rechnung der Satz „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ stehen, so verlangt es § 14a Abs. 5 UStG. In der XRechnung ist das die Steuerkategorie AE mit 0 %, und Regel BR-AE-02 verlangt die USt-IdNr. des Auftraggebers. Mit denselben Positionen und den zwei Abschlägen über 15.000,00 € und 21.000,00 € ohne Steuer bleibt ein Zahlbetrag von 14.200,00 €.
Das Werkzeug prüft 24 Regeln, bevor Sie die Datei verschicken: Rechnungsnummer, Käuferreferenz nach BR-DE-15, Ansprechpartner, Telefon und E-Mail des Verkäufers, eine gültige IBAN, Leistungszeitraum, Fälligkeit und die Rechenregel für den Zahlbetrag. Fehlt etwas, steht die Regel-ID daneben. Die erzeugten Beispieldateien haben wir gegen das offizielle Schematron von CEN und KoSIT geprüft, ohne Fehler.
Kostenlos: eine Rechnung eingeben, prüfen und als XML herunterladen, im Browser und ohne Upload. Wer viele Bauvorhaben hat, nimmt die Excel-Arbeitsmappe mit Stapel-Tabelle für 25 Bauvorhaben und der Offline-Kopie des Werkzeugs.