労務書類 保存期間チェック（法定帳簿の保存年数・起算日）

人事労務担当・社労士事務所向け：同梱の「文書保存期間表（人事労務）サンプル」を検査すると、六行が法定の保存期間を割っていました。該当する罰金は労基法120条で¥300,000以下、安衛法120条で¥500,000以下です。

日本の中小企業では、文書管理規程の末尾に「文書保存期間表」を付けていることが多いはずです。書類名、保存期間、起算日、廃棄予定日が並んだ表です。この表は一度作ると何年も見直されず、法改正のたびにずれていきます。しかも、表の数字が間違っていても誰も困りません。困るのは、労働基準監督署の調査で賃金台帳の提示を求められたときや、退職者から未払残業代を請求されたときです。未払賃金の請求権の時効は労基法115条で5年、経過措置で当分の間3年です。その期間の出勤簿や賃金台帳が「保存期間2年」の表に従って廃棄されていたら、会社は反論の材料を失います。

サンプル表で見つかった六行

サンプルは10行の保存期間表です。基準日を2026-09-25として検査すると、次の六行が見つかりました。

残りの四行、つまり出勤簿・タイムカード5年、健康保険・厚生年金保険の届出控2年、ストレスチェック結果の記録5年、労働時間の状況の記録3年は正しいので、何も出ません。

一行ずつ見る

賃金台帳は労基法109条の「賃金その他労働関係に関する重要な書類」です。2020年の改正で保存期間は原則5年になりましたが、労基法143条の経過措置で当分の間は3年とされています。つまり3年と書いてあれば今は適法で、2年は違法です。ツールは3年の行は指摘せず、2年の行だけを示し、メッセージに原則5年を併記します。

労働者名簿は年数ではなく起算日で間違えやすい書類です。労基則56条で、労働者名簿の起算日は労働者の死亡、退職または解雇の日です。「作成日から5年」と書くと、10年勤めた社員の名簿は在職中に廃棄期限が来てしまいます。ツールは労働者名簿の行に「作成」「入社」「雇入」「採用」があり、「退職」「死亡」「解雇」がない場合に示します。

雇用保険の書類は二段階です。雇用保険法施行規則143条で、被保険者に関する書類は4年、それ以外の雇用保険に関する書類は2年です。資格取得届の控えを「雇用保険関係 一律2年」でまとめると、被保険者に関する書類が短くなります。ツールは「雇用保険」と「被保険者」が同じ行にあれば4年の規則を当てます。

健康診断個人票は安衛則51条で5年です。一般の健康診断ならこれで済みますが、石綿を扱う作業に常時従事した労働者の健康診断個人票は、石綿則41条で、その業務に従事しなくなった日から40年です。特別管理物質（特化則40条2項）と電離放射線（電離則57条）の健康診断個人票は30年、じん肺健康診断の記録はじん肺法17条で7年です。建設業や製造業の表で「健康診断 5年」と一行にまとめているのは、この差を消してしまう書き方です。

年次有給休暇管理簿は労基則24条の7で作成が義務づけられ、保存期間は原則5年、労基則72条の経過措置で当分の間3年です。サンプルでは起算日が2024-03-31、廃棄予定日が2026-03-31でした。起算日に3年を足すと保存満了は2027-03-31です。廃棄予定日はそれより1年早く、基準日2026-09-25の時点で既に廃棄期日を178日過ぎています。基準日を変えると、この日数も変わります。

罰則と「いつ困るか」

労基法109条の保存義務に違反すると、労基法120条で30万円以下、つまり¥300,000以下の罰金です。安衛法103条の記録保存義務に違反すると、安衛法120条で50万円以下、¥500,000以下の罰金です。ツールは罰則のある書類のメッセージにこの金額と条文を付けます。雇用保険、健康保険、厚生年金保険の書類は保存期間だけを示し、罰則は書きません。

困る場面は三つあります。一つ目は労働基準監督署の定期監督で、帳簿の提示を求められたとき。二つ目は退職者からの未払賃金の請求で、請求期間分の出勤簿と賃金台帳が必要になるとき。三つ目は石綿などの健康被害で、何十年も前の健康診断個人票が必要になるときです。どれも表を作った日から何年も後に来ます。

無料の一覧表では足りない理由

保存期間の一覧は、厚生労働省の資料や社労士事務所のサイトに無料で載っています。けれど一覧は読むためのもので、自社の表の各行とは照合しません。経過措置の3年と原則5年のどちらを書くべきか、起算日を何にすべきかは、読み手が一行ずつ判断することになります。このツールは表の行そのものを読み、書類名から規則を選び、年数・起算日・廃棄予定日を条文と比べて、行番号つきで返します。

使い方

VS Codeで保存期間表（.md、.csv、.txt）を開くと、問題パネルに指摘が出ます。書式は自由で、1行に書類名と「N年」があれば読めます。全角数字も読みます。「永年」「永久」は常に適合です。ブラウザ版はツールページに表を貼り付け、基準日を選ぶだけです。検査は手元で行われ、表の内容は送信されません。

規則は20あります。書類ごとの保存年数が18、労働者名簿の起算日が1、廃棄予定日が1です。

無料と有料

無料版は、開いている保存期間表1枚を検査し、見つかった指摘をすべて表示します。回数制限はありません。有料版は$29の一度払いで、個人またはチーム1席につきライセンスキー1つです。ワークスペース内の規程やCSVを一括で検査し、条文根拠と罰則つきの監査用レポートをMarkdownとCSVで書き出します。社労士の顧問契約は小規模事業所でも月額¥20,000前後が一般的な相場です。

表の直し方

指摘が出た行は、年数を法定に合わせるだけでは終わらないことがあります。まず起算日の列を見直します。労基法の帳簿は「最後の記入をした日」、労働者名簿は「退職・死亡・解雇の日」、雇用保険や社会保険の書類は「完結の日」が起算日です。次に、廃棄予定日を起算日＋法定年数以降にずらします。原則5年と経過措置3年のどちらで運用するかは会社が決めることですが、表には選んだ理由を一行残しておくと、後任者が迷いません。最後に、健康診断を一行でまとめている場合は、一般健診と石綿・特別管理物質・電離放射線・じん肺の行を分けます。

勤怠・給与SaaSを作る開発者へ

データ保持期間を設定ファイルやドキュメントに書いている場合も、同じ表として読めます。書類名と「N年」が同じ行にあれば検査できるので、保持ポリシーのMarkdownに対して走らせれば、削除ジョブの期間が法定を割っていないかを出荷前に確かめられます。

注意

対象は厚生労働省所管の法令に基づく民間事業者の保存義務です。法人税法の帳簿保存（7年など）は対象外です。法令は改正されることがあります。最終判断は条文と、所轄の労働基準監督署・年金事務所・ハローワークで確認してください。