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Rechenbeispiel
Echte Zahlen aus diesem Werkzeug, Zeile für Zeile.
Sechs Zeilen aus einer Verfahrensdokumentation von 2019 sind falsch oder fehlen ganz — so lautet der Befund, den Buchhalter und Steuerberater in Deutschland jetzt in der eigenen Datei nachprüfen können.
Die Zeile, die am häufigsten falsch ist, lautet: „Buchungsbelege bewahren wir 10 Jahre auf." Sie war jahrelang richtig. Seit dem 1. Januar 2025 ist sie es nicht mehr. §147 Abs. 3 Satz 1 AO nennt heute drei Fristen nebeneinander: zehn Jahre für Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für die sonstigen Unterlagen. Wer seine Verfahrensdokumentation seitdem nicht angefasst hat, trägt die alte Zahl weiter.
Fragt man ein Sprachmodell, bekommt man meist dieselbe alte Zahl zurück: die Änderung ist jung, die Muster-Vorlagen im Netz sind älter, und das Modell sieht Ihre Datei ohnehin nicht.
Was in der Beispieldatei steht
Die mitgelieferte Beispieldatei ist eine kurze, realistische Verfahrensdokumentation für Kasse und Belegablage, Stand 2019 — mit Versionsnummer, Gültigkeitsbeginn, verantwortlicher Person und ordentlicher Ablaufbeschreibung. Trotzdem ergibt die Prüfung 12 Befunde: 9 Fehler und 3 Hinweise.
Sechs davon sind die, die in der Außenprüfung zuerst auffallen:
- „Buchungsbelege bewahren wir 10 Jahre auf" — es sind acht Jahre (§147 Abs. 3 Satz 1 AO).
- Der Fristbeginn wird nicht genannt — die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs (§147 Abs. 4 AO).
- Zum Datenzugriff steht nur „Lesezugang bei Bedarf" — beschrieben sein müssen Z1, Z2 und Z3 (§147 Abs. 6 AO).
- Die Betriebsdokumentation fehlt ganz — Rollen, Berechtigungen, Notfall und Wiederanlauf (GoBD Rz. 153).
- Eine Änderungshistorie fehlt — jede Fassung braucht ihren Gültigkeitszeitraum (GoBD Rz. 154).
- Die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen ist nicht beschrieben (§146 Abs. 4 AO).
Was das kostet, wenn es auffällt
Kommt ein Steuerpflichtiger in der Außenprüfung dem Datenzugriff nach §147 Abs. 6 AO nicht nach, kann nach §146 Abs. 2c AO ein Verzögerungsgeld von 2.500 € bis 250.000 € festgesetzt werden — das ist der Wortlaut der Norm, kein Schätzwert aus einem Ratgeber.
Auch die Alternative hat einen amtlich festgelegten Preis: die Zeitgebühr eines Steuerberaters beträgt nach §13 StBVV 16,50 € bis 41 € je angefangene Viertelstunde, also 66 € bis 164 € je Stunde.
Drei Fassungen, drei Ergebnisse
Das Werkzeug prüft Markdown, weil immer mehr Betriebe ihre Verfahrensdokumentation im Repository führen — versioniert, mit Änderungshistorie, so wie die GoBD es ohnehin verlangen. Derselbe Prüflauf über drei Fassungen:
- Fassung von 2019, unverändert: 12 Befunde, davon 9 Fehler.
- Fassung von 2025, Fristen korrigiert, Pflichtteile noch unvollständig: 4 Befunde.
- Vollständige Fassung 3.2 von 2026: 0 Befunde.
Insgesamt prüft das Werkzeug 17 Regeln: die vier Pflichtteile nach GoBD Rz. 153, fünf Angaben zur Fassung nach Rz. 154, vier Regeln zu den Aufbewahrungsfristen nach §147 Abs. 3 und 4 AO, den Datenzugriff Z1 bis Z3 nach §147 Abs. 6 AO sowie internes Kontrollsystem, Unveränderbarkeit und Datensicherung. Jeder Befund nennt Zeilennummer, Regelkennung und Fundstelle.
Was kostenlos bleibt
Die Prüfung der geöffneten Datei ist vollständig und kostenlos — alle 17 Regeln, offline im Editor oder im Browser, ohne Upload und ohne Konto. Keine Wasserzeichen, keine Zeitsperre. Bezahlt wird erst die nächste Arbeit: der Lauf über alle Verfahrensdokumentationen im Workspace samt übergabefertiger Berichtsdatei für den Prüfer.
15 Sekunden — was es wirklich tut
Häufige Fragen
Was macht dieses Werkzeug genau?
Es liest die geöffnete Verfahrensdokumentation als Markdown und prüft sie gegen 17 Regeln aus den GoBD und der Abgabenordnung. Fehlt ein Pflichtteil wie die Betriebsdokumentation, fehlt die Änderungshistorie oder steht für Buchungsbelege noch eine Frist von 10 Jahren statt 8 Jahren, erscheint der Befund mit Zeilennummer und Paragraphenverweis. Die Beispieldatei ergibt 12 Befunde.
Für wen ist das gedacht?
Für Steuerberater, Buchhalter und IT-Verantwortliche in deutschen Unternehmen, die eine Verfahrensdokumentation für Kasse, Belegablage oder Rechnungseingang pflegen. Wer die Dokumentation als Markdown im Repository führt, prüft sie damit beim Schreiben statt erst dann, wenn die Prüfungsanordnung im Briefkasten liegt. Auch Hersteller von Kassen- und Buchhaltungssoftware nutzen es für die Dokumentation, die sie ihren Kunden mitgeben.
Warum reicht ein kostenloser Chatbot nicht?
Ein Chatbot sieht Ihre Datei nicht und nennt für Buchungsbelege weiterhin 10 Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat diese Frist zum 1. Januar 2025 auf 8 Jahre verkürzt; §147 Abs. 3 Satz 1 AO nennt heute zehn, acht und sechs Jahre nebeneinander. Dieses Werkzeug liest die echte Datei, zeigt die Zeile und nennt die Fundstelle.
Was ist kostenlos, was kostet Geld?
Kostenlos ist die vollständige Prüfung der geöffneten Datei: alle 17 Regeln, jeder Befund mit Zeilennummer und Fundstelle, ohne Upload und ohne Konto. Bezahlt wird der Lauf über alle Verfahrensdokumentationen im Workspace zusammen mit der übergabefertigen Berichtsdatei, die Sie dem Prüfer aushändigen. Der Preis beträgt 29 US-Dollar einmalig, mit siebentägiger Rückgabe.
Was kostet die Alternative?
Die Zeitgebühr eines Steuerberaters beträgt nach §13 StBVV 16,50 € bis 41 € je angefangene Viertelstunde, also 66 € bis 164 € je Stunde. Eine Durchsicht der Verfahrensdokumentation dauert selten unter einer Stunde. Kommen Sie in der Außenprüfung dem Datenzugriff nicht nach, kann nach §146 Abs. 2c AO ein Verzögerungsgeld von 2.500 € bis 250.000 € festgesetzt werden.
Warum nicht einfach ChatGPT oder eine andere KI fragen?
Ein allgemeiner KI-Chat antwortet aus Trainingsdaten mit Stichtag, kann Ihr Repository nicht lesen und nennt keine Regelversion. Verfahrensdokumentation Check prüft die geöffnete Datei gegen 17 Regeln, jede mit ihrer rechtlichen oder amtlichen Grundlage, aus einem Regelwerk mit Stand 2026-09-22 und zeigt die genaue Zeile. Für Meldung, Prüfung oder Kunden brauchen Sie dieses datierte Ergebnis zu Ihren eigenen Dateien.
Frage zu diesem Werkzeug
Eine Frage, beantwortet von der Person, die es gebaut hat. E-Mail nur, wenn Sie die Antwort zugeschickt möchten.