電子帳簿保存法 2026｜索引簿の検索要件を無料確認

索引簿12行のうち6行が検索要件を満たしていませんでした。日本の個人事業主と経理担当者が電子取引データの保存に使う、あの一覧表のことです。

電子帳簿保存法第7条により、2024年1月1日以後、メール添付の請求書もウェブ明細もEDIのデータも、電磁的記録のまま保存します。紙に出して代える方法はもう使えません。そして保存の可視性の要件として、取引年月日・取引金額・取引先の3項目で検索できる状態が求められます。

国税庁が示す実務上のやり方はふたつ。ファイル名をこの3項目で統一するか、表計算ソフトで索引簿を作るかです。索引簿を選んだ人にとって、検索できるかどうかは索引簿の書き方だけで決まります。データは正しく保存されているのに、索引簿の1行が和暦で書かれていれば、その行は期間検索に出てきません。

12行のサンプルで実測した

同梱のサンプル（_fixtures/dirty.md）は、よくある索引簿をそのまま12行にしたものです。12のルールで検査したところ、6行・7件が出ました。

1行目の指摘は文書全体に対するものでした。「訂正削除防止の事務処理規程」への言及がありません。タイムスタンプを付さない運用では、真実性の確保の根拠が索引簿側に要ります。

残る6件は行の書き方です。「令和7年5月8日」——和暦の行。西暦に直せば2025-05-08です。「2026/06/03」——区切りがスラッシュの行。開始日と終了日を指定する範囲検索は、区切りが揃っていないと成立しません。「¥132,000」——通貨記号とカンマが入った金額。半角数字だけの132000にすれば、金額の範囲でも探せます。取引先が「同上」の行。人間には読めますが、取引先名で引くと出てきません。ファイル名に全角スペースが入った行。そして、別の取引なのに前の行と同じファイル名になっている行。

どれも、作った人が手を抜いたから起きたのではありません。3か月分をまとめて入力するとき、途中で書式が変わるだけで起きます。

前々年を見る、という落とし穴

検索要件には緩和があります。基準期間の売上高が5,000万円以下で、税務職員からのダウンロードの求めに応じられるなら、検索要件そのものが不要です。ここで多くの人が読み違えるのが「基準期間」です。個人事業者は前々年、法人は前々事業年度を見ます。

つまり2024年に5,000万円を超えた個人事業者は、2026年分から検索要件が必要になります。2026年分の取引は、今まさに保存されている最中です。2027-03-15の確定申告期限に気付いても、過ぎた9か月分の索引簿は書き直すしかありません。日付の書式を直すのは、入力そのものをやり直すのとほとんど同じ作業です。

生成AIに索引簿を見せられるか

索引簿には取引先名と金額が並びます。無料のAIチャットに「どの行が検索要件を満たしていませんか」と聞くには、ファイルごと預けるしかありません。預ければ、取引先名と取引金額が社外に出ます。預けずに一般論を聞けば「和暦は避けましょう」という答えは返りますが、どの行かは自分で数えることになります。12行なら数えられます。1年分の200行では数えません。

同じエンジンが2か所で動く

この拡張のルールは ext/rules.json に12件並んでいて、検査するコードは ext/engine.js のひとつだけです。VS Code 拡張も、無料ウェブ版のページも、同じこの2ファイルを読みます。どちらもファイルを外部に送信しません。ブラウザのタブを閉じれば何も残りません。

無料でできるのは、開いている索引簿1ファイルの全行検査です。回数制限もライセンスキーもありません。1ファイル分の作業はそれで終わります。次の仕事——ワークスペースにある年度別の索引簿をまとめて検査し、結果をCSVに書き出すこと——が完全版（$29の買い切り。増えるのは範囲だけで、無料版の機能を止めることはありません。

税理士へのスポット相談は1時間あたり10,000円前後が目安です。索引簿の書式は四半期ごとに崩れます。崩れるたびに相談枠を使うか、12ルールを毎回機械に見せるかの違いです。

なお、本拡張は索引簿の書式を機械的に検査するもので、税務上の判断を代替しません。最終的な取扱いは顧問税理士および所轄税務署にご確認ください。

12のルールが見ているもの

取引年月日には3つ。和暦かどうか（date_wareki）、YYYY-MM-DD の形かどうか（date_not_iso）、今日より後の日付が入っていないか（date_future）。3つ目は入力ミスの検出です。未来の日付の行は、その期間を指定しても出てきません。

取引金額には2つ。通貨記号・カンマ・全角数字が混ざっていないか（amount_mark）、そもそも数値かどうか（amount_not_number）。「別紙参照」「未定」と書かれた行は、金額で引けない行です。

取引先には1つ（partner_empty）。空欄と「同上」「〃」を同じ扱いで指摘します。ファイル名には3つ。空欄（filename_empty）、全角スペースや使えない記号（filename_char）、そして重複（filename_dup）。重複は、どの取引のデータなのかが索引簿から追えなくなるため、提示の求めに応じられない原因になります。

残りは、連番の重複と欠番（seq_number）、訂正削除防止の事務処理規程への言及（no_jimushori_kitei）、ダウンロードの求めに応じる旨の記載（no_download_pledge）です。後ろのふたつは行ではなく文書全体に対する指摘で、索引簿の冒頭に1行あるかどうかを見ています。

直し方は「置換」ではない

和暦の行を見つけたあと、単純な一括置換では直りません。令和7年は2025年ですが、平成の行が混ざっていれば別の換算になり、月日が1桁で書かれていればゼロ詰めも要ります。だから指摘には、その行の元の文字列と、置き換え後の形を両方書いています。「令和7年5月8日」の行には「2025-05-08 に統一」と出ます。行番号も一緒に出るので、エディタの左端の数字を追えば、どこを直すかは考えずに済みます。

7年ぶんが対象になる

電子取引データの保存期間は原則7年です（法人で欠損金の繰越しがある事業年度は10年）。つまり索引簿は、去年の分も一昨年の分も、調査の日に同じ条件で引ける必要があります。今年の索引簿だけ整っていても、3年前の索引簿が和暦のままなら、そこが問われます。年度別に索引簿を分けている事務所ほど、まとめて検査したくなるのはそのためです。

書式の話で終わらない場合

電子取引データについて隠蔽または仮装があった場合、重加算税が10%加重されます（電子帳簿保存法第8条第5項）。これは書式の不備に対する罰ではなく、事実をゆがめた場合の話です。索引簿の書式を整えることと、この加重を避けることは別の問題であり、後者は税理士の判断領域です。それでも、調査の場で「検索できない索引簿」を前に説明を重ねる時間は、あらかじめ削っておけます。