Modelo nota fiscal de serviço com retenções 2026 — IRRF, PIS/COFINS/CSLL, INSS e ISS

Você emite uma nota fiscal de serviço de 20.000 reais para uma empresa e espera receber 20.000 reais. Não é o que cai na conta. Numa consultoria no Lucro Presumido, com ISS de 5% retido pelo tomador, o valor líquido é de 17.770 reais: 2.230 reais ficam retidos na fonte, 11,15% da nota. Esta conta foi feita pela planilha do modelo, com os valores de fábrica.

De onde vêm os 2.230 reais? São quatro retenções diferentes, cada uma com sua lei.

A primeira é o ISS. A alíquota vai de 2% a 5%, conforme o município (LC 116/2003). Com 5% sobre 20.000 reais, o ISS é de 1.000 reais; quando o tomador retém, esse valor sai da nota.

A segunda é o IRRF. Para serviços profissionais, como consultoria, engenharia ou advocacia, a alíquota é de 1,5% (Decreto 9.580/2018, art. 714). Para limpeza, conservação, segurança, vigilância e locação de mão de obra, é de 1% (art. 716). Na nota de 20.000 reais de consultoria, o IRRF retido é de 300 reais, recolhido no DARF 1708.

A terceira é o PIS/COFINS/CSLL: 0,65% + 3% + 1% = 4,65% (Lei 10.833/2003, art. 30 e 31). Na mesma nota, 930 reais, recolhidos no DARF 5952.

A quarta é o INSS de 11%, que só entra quando há cessão de mão de obra ou empreitada (Lei 8.212/1991, art. 31). Numa nota de 8.000 reais de limpeza com cessão de mão de obra e sem retenção de ISS, a planilha mostra: IRRF de 1% = 80 reais, PIS/COFINS/CSLL = 372 reais, INSS = 880 reais. Total retido: 1.332 reais, 16,65% da nota. Líquido: 6.668 reais.

Agora as duas regras que um modelo de nota fiscal em branco não conhece.

Primeira: o prestador optante pelo Simples Nacional não sofre retenção de IRRF nem de PIS/COFINS/CSLL (Lei 10.833/2003, art. 32). Na nota de 20.000 reais de consultoria, marcar Simples Nacional derruba a retenção de 2.230 para 1.000 reais: sobra só o ISS. Se o tomador retiver os 1.230 reais federais mesmo assim, o dinheiro sai da sua conta sem motivo.

Segunda: retenção federal de até R$ 10 é dispensada (Lei 9.430/1996, art. 67; Lei 10.833/2003, art. 31, §3º). Numa nota de 200 reais, o IRRF daria 3 reais e o PIS/COFINS/CSLL 9,30 reais; os dois ficam em zero. A planilha já aplica esse corte.

Quem perde quando a conta sai errada? O tomador que deveria reter e não retém responde pelo tributo e pode levar multa de ofício de 75% sobre o valor não retido (Lei 9.430/1996, art. 44, I). Com 4 notas de 20.000 reais no mês, os DARFs 1708 e 5952 somam 4.920 reais; a multa de 75% sobre isso seria de 3.690 reais. E o prazo é curto: IRRF, PIS/COFINS/CSLL e INSS retidos vencem até o dia 20 do mês seguinte.

Como usar de graça: abra a calculadora no navegador, digite o valor da sua nota, a alíquota de ISS do seu município, se o tomador retém o ISS, se você é do Simples Nacional, a alíquota de IRRF do seu serviço e se há cessão de mão de obra. Cada retenção, o total retido e o valor líquido aparecem na hora, e nada sai do seu navegador.

O que muda quando você emite várias notas: a conta de uma nota não basta no fim do mês. A planilha completa tem 7 campos e 12 fórmulas em 3 abas. A aba Resumo do mês soma as notas nos DARFs 1708 e 5952, mostra o INSS do mês, o total retido em 12 meses (107.040 reais no exemplo de 4 notas por mês) e o risco de multa. Vêm também 3 CSV, um por aba, para quem quer levar a tabela ao Airtable: Add a base, Import data, CSV. Os CSV trazem valores, não fórmulas.

Confira sempre com o seu contador: a lista de serviços sujeitos a retenção tem exceções, e a alíquota de ISS é a do seu município.