Für Selbstständige, kleine Betriebe und Buchhaltungen, die ihre Rechnungen in Excel führen. Tabelle einfügen – das Werkzeug prüft jede Rechnung gegen die Pflichtangaben von EN 16931 und XRechnung 3.0.2 und zeigt je Zeile, was fehlt und wie es richtig heißt.
Beispiel geladen: 3 Rechnungen, eine davon fehlerfrei.
Für jede fehlerfreie Rechnung eine XML-Datei (XRechnung 3.0, UBL). Braucht einen Lizenzschlüssel – die Prüfung oben bleibt für alle offen.
Ein Excel-Add-in mit demselben Prüfwerkzeug ist in Vorbereitung: Es liest die Tabelle im Blatt, schreibt das Ergebnis in zwei Spalten daneben und markiert die betroffenen Zellen. Bis dahin genügt Kopieren und Einfügen – die Prüfung läuft in Ihrem Browser, die Tabelle wird nicht übertragen.
| Seit / ab | Was gilt (inländische Umsätze zwischen Unternehmen) |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können. |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. |
| 1. Januar 2028 | Alle übrigen Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen. |
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach EN 16931 (zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1) – ein PDF allein zählt nicht. Aktuell gültig: XRechnung 3.0.2 (KoSIT, Bundle vom 31.08.2026). Stand dieser Seite: 30.09.2026.
| Bereich | Beispiele |
|---|---|
| Kopf der Rechnung | Nummer, Datum (auch Excel-Datumswerte), Währung als ISO-Code, Käuferreferenz bzw. Leitweg-ID, Fälligkeit oder Zahlungsbedingungen, Liefer-/Leistungsdatum nach § 14 UStG |
| Verkäufer | Name, PLZ, Ort, Ländercode, USt-IdNr. oder Registernummer, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail |
| Käufer | Name, PLZ, Ort, Ländercode, elektronische Adresse (seit XRechnung 3.0 Pflicht) |
| Zahlung | Zahlungsart als Code (58 statt „Überweisung“), IBAN vorhanden und mit gültigen Prüfziffern |
| Positionen | Bezeichnung, Menge, Einheit als UN/ECE-Code (H87 statt „Stk“), Einzelpreis, USt-Satz und -Kategorie, Befreiungsgrund |
| Summen | Netto, USt je Steuersatz und Brutto werden nachgerechnet und mit den Werten der Tabelle verglichen |
Grenzen: Eine Rechnung in einer Währung; Gutschriften (Typ 381) sowie Zu- und Abschläge auf Belegebene werden nicht erzeugt. Ausgabe als XRechnung (UBL-XML); ein ZUGFeRD-PDF wird nicht erstellt. Die erzeugten Beispieldateien wurden mit dem offiziellen KoSIT-Validator 1.6.3 (Konfiguration XRechnung 3.0.2 vom 31.08.2026) geprüft und akzeptiert.